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Les 5 étapes clés du processus procure-to-pay expliquées

Dans un monde où l’efficacité et la réduction des coûts sont au cœur des préoccupations des entreprises, le processus Procure-to-Pay (P2P) émerge comme une stratégie essentielle pour maximiser la performance opérationnelle. Mais qu’est-ce que le concept de Procure-to-Pay et comment permet-il aux directions achats de mieux piloter leurs opérations ?

Le Procure-to-Pay, ou P2P, représente le cycle complet d’achat d’une entreprise, englobant tout, de la demande d’achat initiale au paiement final de la facture fournisseur. Ce processus crucial couvre la recherche de fournisseurs, la demande d’achat, la commande, la réception et la facturation. En intégrant des solutions technologiques dédiées, le Procure-to-Pay devient non seulement plus efficace, mais aussi plus stratégique, permettant une gestion optimale des stocks et offrant des fonctionnalités mobiles pour une gestion agile et à distance.

Les 5 grandes étapes du Procure-to-Pay 

  1. Initiation du processus d’achat : Le cycle Procure-to-Pay s’initie par la soumission d’une demande d’achat par les employés, qui est facilitée par des systèmes informatisés de gestion des achats.
  2. Approbation et sélection des fournisseurs : Chaque demande passe par un processus d’approbation rigoureux, suivi de la sélection des fournisseurs selon des critères stricts.
  3. Commande et réception : Une commande officielle est émise et envoyée au fournisseur, avec une confirmation de réception assurée par un système automatisé.
  4. Facturation et approbation : La facture envoyée par le fournisseur est soumise à un processus d’approbation pour vérifier son exactitude.
  5. Paiement : Le paiement est effectué selon le mode choisi, privilégiant l’automatisation pour réduire les erreurs et accélérer le processus.

Pourquoi utiliser une solution Procure-to-Pay ?

Efficacité opérationnelle : L’automatisation du processus Procure-to-Pay depuis la demande initiale jusqu’au paiement final réduit les délais et minimise les erreurs, améliorant l’efficacité opérationnelle.

Réduction des coûts : En optimisant les processus d’achat, le Procure-to-Pay aide à réduire les coûts liés aux opérations manuelles et aux erreurs de saisie, tout en permettant une meilleure négociation des tarifs avec les fournisseurs.

Amélioration de la gestion des fournisseurs : Le Procure-to-Pay facilite la relation fournisseurs, conduit à une communication plus solide et à des cycles de commande plus efficaces.

Montée en compétences des équipes : Les équipes achats, libérées des tâches administratives et chronophages, peuvent se concentrer sur des initiatives stratégiques, améliorant ainsi leur expertise et contribuant à l’innovation au sein de l’entreprise.

Comment améliorer la gestion des fournisseurs avec Procure-to-Pay ?

Intégration des catalogues électroniques : En adoptant le système Procure-to-Pay, l’entreprise peut intégrer directement les catalogues de ses fournisseurs principaux dans son système d’achat afin de permettre aux acheteurs de comparer facilement les offres, de s’assurer de la conformité des produits et de réduire le temps consacré à la recherche de fournisseurs.

Automatisation des commandes récurrentes : Une solution Procure-to-Pay permet d’automatiser les commandes récurrentes de ses fournisseurs. Grâce à cette automatisation, les commandes sont déclenchées en fonction des niveaux de stock, assurant une gestion optimale des inventaires et réduisant les risques de rupture de stock.

Évaluation et suivi des performances : Le Procure-to-Pay offre une mise en place d’un système d’évaluation et de suivi des performances de ses fournisseurs. En évaluant régulièrement la qualité des matériaux, les délais de livraison et la réactivité des fournisseurs, l’entreprise a pu identifier et privilégier les partenaires les plus fiables, améliorant ainsi la qualité de ses projets.

Négociations basées sur les données : Grâce à la centralisation des données d’achat et à l’analyse des dépenses fournies par la solution Procure-to-Pay, il est possible de mener des négociations basées sur les données avec ses fournisseurs. En démontrant le volume d’achats et leur fidélité, il est possible d’obtenir des conditions plus avantageuses et des remises significatives.

Comme sélectionner sa solution Procure-to-Pay idéale ?

Choisir la bonne solution Procure-to-Pay est crucial pour transformer le processus d’achat de votre entreprise. Il est essentiel de considérer des facteurs tels que la facilité d’implémentation, l’accompagnement et les formations proposées, l’automatisation des transferts de flux et les capacités de reporting. La solution doit offrir une expérience utilisateur intuitive, favoriser la collaboration et s’intégrer harmonieusement à votre système d’information existant, tout en permettant une gestion mobile pour une flexibilité maximale.

Le Procure-to-Pay est donc au cœur de la transformation digitale des processus d’achat en entreprise. En adoptant une solution Procure-to-Pay adaptée, les entreprises peuvent non seulement réaliser des économies significatives, mais aussi renforcer leurs relations avec les fournisseurs et permettre à leurs équipes d’atteindre de nouveaux niveaux de performance.

Par Laurent Guillot – Directeur Général d’Oxalys